El problema del flujo de caja escondido en tu almacén
La mayoría de los propietarios de tiendas de humo con los que he hablado saben qué productos se venden y aproximadamente qué tan rápido. Lo que a menudo tienen menos claro es cuánto efectivo se encuentra en un inventario lento, cuánto producto se reordena por costumbre en lugar de datos, y cómo se ve su margen real por categoría después de la contracción y rebajas en productos obsoletos.
Una tienda con $40,000 en valor de inventario suena bien hasta que descubres que $18,000 son en productos que se entregan menos de cuatro veces al año. Ese es el capital inmovilizado en un producto que no genera retorno cuando podría implementarse en categorías de movimiento más rápido. La gestión del inventario de las tiendas de humo no es glamorosa, pero hacerlo bien es una de las cosas con mayor apalancamiento que el propietario de una tienda puede hacer para obtener rentabilidad. Esta guía cubre el marco y los detalles.
Clasificación ABC: dejar de gestionar todos los productos de la misma forma
La clasificación ABC es un método de inventario estándar que divide su combinación de productos en tres grupos según la contribución de ingresos y el esfuerzo de gestión requerido. Suena simple porque lo es, pero la mayoría de las tiendas no lo hacen explícitamente, lo que significa que gastan cantidades similares de energía mental en productos que merecen niveles de atención muy diferentes.
Los artículos A representan entre el 10 y el 15 por ciento de los SKU por ingresos. Para la mayoría de las tiendas de humo, esta categoría incluye papeles de liar (OCB, RAW, Zig-Zag suelen estar en este grupo), encendedores desechables (BIC, Clipper) y sus dos o tres precios de molinillo más vendidos. Estos productos requieren una gestión estricta del inventario: recuentos de reorden frecuentes, stock de baja seguridad porque puede reordenar rápidamente y mucha atención a cualquier cambio de proveedor que pueda afectar la disponibilidad. Quedarse sin sus papeles más vendidos en un viernes muy ocupado es una falla en el servicio al cliente que se puede prevenir casi por completo.
Los artículos B representan entre el 20 y el 30 por ciento de los SKU, vendedores significativos que no necesitan atención diaria pero que tampoco deben ser ignorados. Esto podría incluir papeles de liar de primera calidad, piezas de vidrio específicas a un precio que se vende de manera constante pero no rápida, o accesorios de marca que se mueven constantemente. Revise estos semanalmente, no diariamente.
Los artículos C son la cola larga, el 60 al 70 por ciento inferior de los SKU que juntos generan quizás entre el 10 y el 15 por ciento de los ingresos. Estos necesitan la menor atención de la gerencia, pero también son donde queda atrapado el capital. La pieza de vidrio que ha estado en el estante durante ocho meses, los papeles especiales que nadie pidió después de la compra inicial, los encendedores novedosos que parecían una buena idea. Los artículos C necesitan un proceso de revisión regular con una regla clara: si algo no se mueve en 90 días, se descuenta y se borra, o regresa al proveedor si su relación permite devoluciones.
Reordene puntos para artículos que se mueven rápidamente
Un punto de reorden es el nivel de inventario al que realiza un nuevo pedido, calculado en función de la tasa de uso diaria y el tiempo de entrega del proveedor para que no se quede sin dinero antes de que llegue el nuevo envío. Para las tiendas de humo, esto es lo más importante para los artículos A que se venden más rápido.
La fórmula es: punto de reorden = (ventas diarias promedio × plazo de entrega del proveedor en días) + stock de seguridad. Para un producto que vende 20 unidades por día con un plazo de entrega del proveedor de 5 días y un stock de seguridad de 20 unidades: el punto de reorden es (20 × 5) + 20 = 120 unidades. Cuando tu stock alcanza las 120 unidades, haces el pedido.
Los encendedores BIC son el caso clásico. Si vende de 30 a 50 encendedores por día y su distribuidor tarda de 3 a 5 días hábiles, está buscando un punto de reordenamiento de alrededor de 300 unidades. Las tiendas que no calculan esto explícitamente terminan agotándose (perdiendo ventas y molestando a los clientes) o haciendo pedidos en exceso (atendiendo dinero en efectivo y espacio en los estantes). Ninguno de los dos es aceptable para un artículo A.
Para los papeles, se aplica la misma lógica pero con un arrugamiento: diferentes productos dentro de la categoría se mueven de manera muy diferente. El tamaño real RAW se mueve diez veces más rápido que un papel de cáñamo especial. Calcule los puntos de reorden por SKU individual, no por categoría.
Planificación estacional de la demanda: cuándo abastecerse y en qué medida
El calendario de accesorios de cannabis tiene picos predecibles. 4/20 es el obvio: una tienda de humo bien preparada puede generar entre tres y cinco veces los ingresos diarios normales el 20 de abril y la semana que lo rodea. Quedarse sin producto en su día de mayor volumen del año es un modo fallido que la planificación anticipada impide por completo.
Los datos que necesita para la planificación del 20/4 son sus ventas de abril del año anterior, ajustadas a cualquier crecimiento que haya visto desde entonces. Si sus ingresos aumentan un 20 por ciento año tras año, solicite un 25 por ciento más de lo que vendió en abril del año anterior. Realice esos pedidos a más tardar a principios de marzo; algunos proveedores se encuentran con limitaciones en ese período y usted desea estar temprano en la cola.
Otros momentos de planificación: la temporada navideña de regalos (de finales de noviembre a diciembre) impulsa la venta de accesorios premium; las amoladoras y los juegos de bandejas rodantes, en particular, se venden bien como regalos. La temporada de regreso a la universidad a fines de agosto impulsa la venta de papel y accesorios en mercados con grandes poblaciones universitarias. Y las celebraciones regionales de vacaciones de cannabis (el Día de Acción de Gracias se observa en algunos mercados, por ejemplo) pueden crear picos locales que vale la pena planificar si estás en esos mercados.
El clima frío reduce el tráfico peatonal en las tiendas que no realizan entregas anticipadas, por lo que los mercados del norte a menudo ven caídas en enero y febrero. Utilice esos meses para permitir que el inventario funcione de manera eficiente y preservar el efectivo en lugar de acumular existencias que simplemente se quedarán.
Liquidación lenta: los movimientos que funcionan
Los descuentos son la respuesta obvia para los que se mueven lentamente, pero los descuentos aleatorios capacitan a los clientes a esperar las ventas en lugar de comprar a precio completo. El enfoque que funciona mejor: tratar la autorización como un evento periódico separado en lugar de una condición de tienda continua.
Un evento de liquidación trimestral, promovido específicamente, con mensajes claros de "limpieza para hacer espacio", crea un disparador de compra que no capacita a los clientes para esperar descuentos en productos regulares. Si necesita mover un artículo lento específico, agruparlo con un producto de movimiento rápido a un precio combinado que es mejor que comprar ambos por separado a menudo mueve el inventario sin puro descuento. Un encendedor especial de movimiento lento incluido con un folleto de papel de liar más vendido como kit de "inicio de sesión" se convierte mejor que el encendedor con un 20% de descuento por sí solo.
Para piezas de vidrio que no se han movido en más de 90 días, considere reubicarlas antes de realizar el descuento. A veces, un cambio de pantalla mueve un producto que se había pasado por alto en su ubicación original. La posición importa más de lo que la mayoría de los propietarios de tiendas creen: el nivel de los ojos frente al estante inferior puede duplicar o reducir a la mitad la venta del mismo producto.
Recomendaciones del sistema POS
El POS adecuado facilita la gestión de inventario de cada parte. Específicamente para las tiendas de humo, desea un sistema que pueda rastrear el inventario a nivel de SKU, generar informes de reordenamiento automáticamente e integrarse con sus proveedores más utilizados si es posible.
Lightspeed y Square for Retail tienen sólidas funciones de gestión de inventario al precio de SMB. Si también vende productos de CBD o cáñamo y desea un seguimiento del cumplimiento, Flowhub y Treez son opciones adyacentes al cannabis (principalmente diseñadas para dispensarios pero utilizadas en algunas tiendas de humo). Cualquiera que sea el sistema que elija, el requisito mínimo son alertas automáticas de bajo stock y un informe de movimiento de productos que realmente pueda leer y actuar. Las tiendas que funcionan con seguimiento manual o sistemas heredados que no pueden generar estos informes están trabajando demasiado para obtener información.
La inversión en un mejor POS (normalmente entre 75 y 200 dólares al mes para un sistema capaz) se amortiza con menores desabastecimientos y un menor exceso de existencias en unos pocos meses si realmente utiliza los informes. El sistema no hace nada por sí solo. Alguien necesita revisar los informes semanalmente y tomar decisiones de pedido basadas en ellos.
Contracción: cuánto cuesta realmente y cómo limitarla
Las estimaciones de contracción de la industria para el comercio minorista especializado oscilan entre el 1,5 y el 3 por ciento de los ingresos. Para una tienda de humo que gana $500,000 por año, eso es de $7,500 a $15,000 saliendo por la puerta anualmente. La contracción incluye hurtos en tiendas, robo de empleados y errores de recepción (pagaste 48 unidades y obtuviste 42).
Los encendedores y los papeles de liar tienen las tasas de contracción más altas de la categoría porque son pequeños, de bajo costo por unidad y fáciles de guardar en el bolsillo. Coloque estos artículos en la línea de visión de su posición de registro. Una pantalla bloqueada o semibloqueada para accesorios de mayor valor (encendedores premium, amoladoras de marca) reduce significativamente la contracción y vale la pena la ligera fricción del servicio al cliente que supone pedirle al personal que recupere artículos.
Recibir la verificación no es glamoroso pero es importante. Cuente lo que recibe contra el comprobante de embalaje antes de que el conductor se vaya, o como mínimo antes de que el producto llegue al suelo. Los proveedores cometen errores y algunas operaciones de cumplimiento tienen sus propios problemas de contracción. Captar un envío corto al recibirlo en lugar de seis semanas después durante el recuento de ciclos es más fácil de resolver y más difícil de disputar.
Objetivos de margen por categoría
Conocer sus objetivos de margen por categoría de producto es cómo evalúa si está comprando al precio correcto y si sus precios minoristas están configurados correctamente. Aquí hay un marco aproximado para la venta minorista de accesorios:
Papeles de liar: normalmente entre un 55 y un 65 por ciento de margen bruto al por menor. Los papeles son una categoría de productos básicos con una intensa competencia, por lo que el alto margen existe debido al bajo costo, no porque los precios sean excepcionales. Si sus márgenes de papel de liar están por debajo del 55 por ciento, está pagando demasiado al por mayor o fijando precios demasiado competitivos.
Encendedores desechables: margen bruto del 50 al 60 por ciento, lógica similar a la de los papeles. BIC y Clipper tienen una fuerte atracción por la marca, por lo que no se pueden realizar grandes descuentos sin socavar el margen.
Molinillos: margen bruto del 50 al 65 por ciento, rango más amplio porque los precios varían significativamente. Una amoladora minorista de $15 a un costo de $6 y una amoladora minorista de $45 a un costo de $18 rondan el 60 por ciento. Las amoladoras de gama alta suelen tener márgenes porcentuales más bajos pero un margen absoluto por unidad más alto, lo que importa por consideraciones de velocidad de ventas. Si una amoladora de $45 tarda tres semanas en venderse frente a una amoladora de $15 que se vende en dos días, el margen bruto semanal generado por posición en el estante es muy diferente. Para molinillos al por mayor, busque proveedores que puedan ofrecer precios en ambos niveles de precios.
Bandejas rodantes: margen bruto del 55 al 70 por ciento, una de las más altas en la categoría de opciones de marca o de diseño avanzado. Las bandejas genéricas de aluminio están más mercantilizadas, pero un diseño distintivo que no se puede encontrar en la tienda de enfrente tiene un poder de fijación de precios real. Bandejas rodantes al por mayor con una marca única o exclusiva de la tienda se puede mantener el extremo superior de ese rango de margen.
Construyendo relaciones con proveedores que beneficien sus márgenes
Preciar a los proveedores de compras en cada pedido es menos valioso que construir una relación concentrada con uno o dos proveedores principales y negociar mejores condiciones a lo largo del tiempo. Un proveedor que lo vea como una cuenta confiable y consistente hará por usted cosas que no hará por un cliente que compra constantemente: precios por volumen por debajo de las tarifas publicadas, acceso temprano a nuevos productos, flexibilidad en pedidos mínimos y aviso previo de limitaciones de suministro.
La consolidación de volumen es la palanca. Si actualmente compra amoladoras de tres proveedores y papeles de dos diferentes, consolidar ese gasto con menos proveedores le brinda mejores precios y mejor trato. También reduce los gastos operativos de gestionar múltiples relaciones con proveedores, que es un trabajo real que suma.
Para productos de marca o personalizados (el tipo de producto exclusivo que diferencia su tienda), vale la pena construir temprano una relación directa con un fabricante o proveedor que realiza trabajos personalizados. Accesorios al por mayor de MunchMakers trabaja con propietarios de tiendas de este lado de la categoría, incluidas marcas personalizadas encendedores al por mayor, amoladoras y bandejas que las tiendas pueden vender como mercancía exclusiva. Vale la pena pagar por los productos que no se pueden encontrar en la tienda de al lado, y el margen y la diferenciación que generan a menudo justifican el costo ligeramente mayor de la producción personalizada que del producto genérico.
Las tiendas que realizan operaciones de inventario limpio no están haciendo nada exótico. Están rastreando lo que tienen, pronosticando lo que necesitan, construyendo relaciones con proveedores deliberadamente y tomando decisiones periódicas para aclarar lo que no se mueve. Eso es todo. Las herramientas ayudan, pero la disciplina es la cuestión.
